檔案信息化在檔案管理活動中應用現(xiàn)代化信息技術，對檔案信息資源進行了處置、管理和提供利用服務的工作。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設勢在必行。檔案信息化、信息化建設一直是新時代檔案管理追求的目標，上個世紀末開始的計算機信息技術的高速發(fā)展是我國檔案信息化管理的契機。
檔案信息化的原則
1、規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館(室)藏檔案信息化，一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館(室)藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的標準、規(guī)范和法規(guī)。
3、效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館(室)藏基礎，分析用戶需求，研究館(室)藏體系還要考慮館(室)藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。
5.人才隊伍建設
這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在位，加強對計算機網(wǎng)絡技術等方面的培訓。檔案人員要邊學邊實踐，不斷提案信息化管理水平，正確處理好“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”的關系?！奥贰保怯嬎銠C網(wǎng)絡，“車”是計算機的硬件和軟件，“貨”是檔案數(shù)據(jù)庫，“交通規(guī)則”是標準規(guī)范，“駕駛員”是現(xiàn)代信息技術人員。有路無車不行；有了路和車，沒有貨不行；路修得再好，車再先進，沒有的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設必須以人為本，并堅持把檔案數(shù)據(jù)庫作為核心要素來抓。
