檔案整理的基本編目通常包括以下內容：
序號：按照檔案排列順序，為每份檔案或每組檔案賦予一個的編號，用于標識和統(tǒng)計檔案數量，方便檢索和查閱。
檔號：是檔案的標識代碼，由分類號、年度、案卷號等組成。檔號應遵循一定的編制規(guī)則，能夠準確反映檔案的分類和排列位置，例如 “ZJ - 2023 - 005”，其中 “ZJ” 表示基建檔案，“2023” 代表年度，“005” 是案卷號。
題名：即檔案的標題，應準確概括檔案的主要內容。如果檔案本身沒有題名或題名不規(guī)范，需要根據檔案內容重新擬寫題名，例如 “關于召開公司年度總結大會的通知”。
日期：指檔案形成的時間，一般到年、月、日。對于一些特殊情況，如跨年度形成的檔案，可注明起止時間；無法確定具體日期的，可注明大致時間段。
責任者：是指對檔案內容的形成負有責任的單位或個人，如發(fā)文機關、起草人、簽署人等。多個責任者時，應按照重要程度或時間順序依次列出，中間用逗號隔開。
頁數：統(tǒng)計每份檔案的有效頁數，包括正頁和副頁。對于圖紙、圖表等特殊形式的檔案，可根據實際情況注明幅面大小或張數。
備注：用于記錄檔案的一些特殊情況或需要說明的事項，如檔案的密級、是否有附件、檔案的破損情況等。
通過以上基本編目內容，可以、準確地記錄檔案的基本信息，為檔案的管理、檢索和利用提供便利。
來源原則：強調檔案應按照其形成來源進行整理和分類。同一形成者或同一組織機構形成的檔案應集中在一起，不同來源的檔案應分開整理。這樣可以保持檔案在來源方面的獨立性和完整性，便于從檔案的形成背景和歷史沿革角度進行管理和利用。例如，一個機關單位的檔案要與其他機關單位的檔案區(qū)分開來，單獨進行整理和分類。
參考相關標準和規(guī)范
國家標準和行業(yè)標準：許多行業(yè)和領域都有關于檔案分類的國家標準或行業(yè)規(guī)范，這些標準提供了通用的分類框架和主題詞表，可以作為確定主題和分類標準的重要參考。例如，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《機關檔案工作條例》等對不同類型檔案的分類都有相應的規(guī)定。
專業(yè)分類體系：對于一些特定的專業(yè)領域，如醫(yī)學、法學、歷史學等，有專門的分類體系和主題詞表。在整理相關專業(yè)檔案時，可以借鑒這些專業(yè)分類體系，使檔案的分類更加科學、準確，便于專業(yè)人員的利用和研究。
保持一致性和靈活性
一致性：在整個檔案整理過程中，要保持主題和分類標準的一致性，避免出現同一類檔案在不同部分采用不同分類標準的情況。這有助于建立統(tǒng)一的檔案管理體系，方便檔案的管理和利用。
靈活性：雖然要保持一致性，但也不能過于僵化，要根據檔案的實際情況和特殊需求，適當調整和靈活運用分類標準。對于一些難以準確歸類的檔案，可以設置 “其他” 類別作為兜底，但要盡量減少此類情況的出現，確保分類體系的科學性和合理性。
